امروزه عواملي چون بزرگ شدن سازمان‌ها، پيچيدگي ساختار و فعاليت‌هاي آنها، افزايش متغيرهاي محيطي تأثيرگذار و... مديران را ناگزير كرده است براي انجام بهتر وظايف و اداره مؤثر سازمان، از ساير اعضا كمك بگيرند. براي اين كار، يكي از ابزارهاي مهم برقراري ارتباط دوطرفه بين تيم‌هاي مختلف در سازمان، برگزاري جلسات است.
تشكيل جلسات نه تنها منجر به تبادل اطلاعات و اتخاذ تصميمات مطلوب مي‌شود بلكه تا اندازه زيادي به بهبود ارتباطات و درك متقابل واحدها از همديگر نيز كمك مي‌كند. البته موارد مذكور در صورتي صادق است كه جلسات نيز همانند ساير فعاليت‌هاي سازماني از مديريت مناسب برخوردار باشد وگرنه تشكيل جلسات نه تنها به بهبود كارايي و كارآمدي سازمان كمك نخواهدكرد بلكه به‌عنوان يك فرايند نامطلوب، موجب اتلاف منابع و ايجاد تضادهاي درون سازماني خواهد شد.
در عين حال بايد توجه داشت كه جلسات براي منظورهاي مختلفي برگزار مي‌شوند كه مديريت هر كدام از آنها نياز به تكنيك‌ها و روش‌هاي مختلفي دارد.
برخي از اهداف معمول براي جلسات در يك سازمان عبارتند از:
1- جلسه حل مسأله
2- جلسه تصميم‌گيري
3- جلسه گزارش‌دهي و اطلاع‌رساني
4- جلسه ارزيابي (بازخور)
همين تنوع و در عين حال تمركز روابط انساني در جلسات باعث مي‌شود كه جلسات در عين ظاهر ساده آنها، از پيچيده‌ترين فعاليت‌هاي سازماني محسوب بشوند. تحقيقات زيادي در زمينه موفقيت يا شكست جلسات انجام پذيرفته است كه نشان مي‌دهد بسياري از افرادي كه در جلسات مختلف در سراسر جهان شركت مي‌نمايد، از ميزان كارآيي و اثربخشي جلسات رضايت كافي را ندارند. به عنوان مثال، يك بررسي كه از 635 نفر مدير به‌عمل آمده، نشان مي‌دهد كه مديران از 75% جلساتي كه در آنها حضور يافته‌اند ناراضي بودند. دلايل نارضايتي آنان و ميزان فراواني هر يك در جدول زير خلاصه شده است. (هينز: 1372 – منتشر شده در ماهنامه تدبير)
ویژگی‌های منفی جلسه درصد نارضايتي
- خارج شدن بحث از موضوع جلسه 83%
- آمادگى ضعيف 77%
- مشخص نبودن اثربخشى 74%
- نشنيدن مطالب 68%
- پرحرفى شركت كنندگان 62%
- طول مدت جلسه 60%
- فقدان اشتراك مساعى 51%
در كنار اين آمار، بايد توجه داشت كه سالانه ميزان قابل توجهي از انرژي و زمان نيروي انساني سازمان، صرف شركت در جلسات مي‌گردد. تنها در ايالات متحده طبق برخي از آمار برآورد گرديده است كه سالانه حدود 37 ميليارد دلار براي جلسه‌ها حقوق پرداخت مي شود، در حالي كه همين آمار نشان مي‌دهد كه نيمي از اين جلسات بي‌نتيجه و اتلاف وقت هستند. اين آمارها در كنار هم نشان مي‌دهد كه مديريت موفق جلسات مي‌تواند از يك سو منجر به صرفه‌جويي هنگفتي در منابع سازمان و از سوي ديگر باعث افزايش قابل توجهي در كارآيي و اثربخشي كار تيمي در سازمان شود. بنابراين آموختن تكنيك‌هاي مديريت جلسات مي‌تواند براي سازمان‌ها به عنوان يك عنصر كليدي محسوب شود.
